Правила записи и свободное время
Правила записи определяют, какое время платформа предложит клиенту и что спросит у него при записи. Откройте в меню филиала «Настройки» → «Правила записи». Менять правила может владелец проекта или сотрудник с правом «Настройка филиалов».
Настройки
| Настройка | Что означает | У нового филиала |
|---|---|---|
| «Шаг времени начала записи» | С каким интервалом клиенту предлагается время начала: при шаге 30 минут — 10:00, 10:30, 11:00. Варианты — от 5 минут до 2 часов | 15 мин |
| «Записаться не позже чем за» | Сколько времени должно остаться до визита. Варианты — от «Без ограничения» до 48 часов | 1 ч |
| «Запись открыта на, дней» | На сколько дней вперёд можно записаться, считая сегодняшний. От 1 до 365 | 30 |
| «Отменить можно не позже чем за, часов» | До какого момента клиент может сам отменить или перенести запись. От 0 до 720 | 2 |
| «Подтверждать записи автоматически» | Включено — запись клиента сразу получает статус «Подтверждена». Выключено — «Новая», и её подтверждает администратор | Включено |
| «Телефон обязателен» | Без телефона клиент не запишется | Включено |
| «Почта обязательна» | Без почты клиент не запишется | Выключено |
| «Можно оставить комментарий» | Показывать ли клиенту поле комментария | Включено |
Имя клиента обязательно всегда. Нажмите «Сохранить», чтобы применить правила.
Заметка
Шаг времени — это не длительность услуги. Длительность задаётся в самой услуге и может быть больше шага. Чтобы в расписании не оставалось окон, выбирайте шаг, на который делятся длительности услуг.
Как считается свободное время
Клиент видит только то время, на которое действительно можно записаться. Платформа проверяет его по шагам.
- Рабочее время. Берётся рабочий день специалиста из графика: часы по шаблону или заданные на этот день вручную. Перерывы из него вычитаются.
- Сетка по шагу. Время начала кратно шагу, считая от полуночи. Если специалист работает с 10:10, а шаг — 15 минут, первое время для записи — 10:15.
- Услуга помещается целиком. Визит должен закончиться до конца рабочего дня или до начала перерыва. Длительность берётся из услуги, а если у специалиста задана своя — то его.
- Время не занято. Занятым считается время других записей к этому специалисту вместе с перерывом после услуги. Время держат записи в статусах «Новая», «Подтверждена» и «Пришёл». Отменённые записи и записи со статусом «Не пришёл» время освобождают.
- Перерыв после услуги не мешает следующему клиенту. Если у услуги есть «Перерыв после услуги», он не должен налезать на следующую запись. На конец рабочего дня и на перерыв специалиста он заходить может.
- Не слишком поздно и не слишком далеко. Время не раньше, чем через срок из «Записаться не позже чем за», и не дальше дней, указанных в «Запись открыта на, дней».
- Специалист принимает. Учитываются только специалисты, у которых включено «Принимает клиентов» и отмечена выбранная услуга. На выключенную услугу записаться нельзя.
Все расчёты идут в часовом поясе филиала.
Любой специалист
Если клиент не выбирает мастера, время показывается, когда свободен хотя бы один подходящий специалист. Запись достаётся тому, у кого в этот день меньше записей.
Несколько услуг за визит
Администратор может записать клиента сразу на несколько услуг у одного специалиста. Длительности складываются, а перерыв после визита берётся наибольший из перерывов этих услуг.
Что может администратор
Запись из журнала свободнее, чем запись клиента:
- время выбирается с точностью до пяти минут, а не по шагу филиала;
- срок «Записаться не позже чем за» и число дней вперёд не действуют;
- можно записать вне графика специалиста — платформа спросит подтверждение.
Одно ограничение действует всегда: двух записей к одному специалисту на одно время быть не может.
Что ограничено для клиента
- Отменить или перенести запись клиент может не позже срока из правил. Позже — только через администратора; если у филиала указан телефон, клиенту предложат позвонить.
- У одного человека может быть не больше 5 предстоящих записей во всех филиалах проекта.
Если что-то не работает
- Клиент видит «Нет свободного времени». Проверьте по порядку: задан ли специалисту график на эти дни; включено ли у него «Принимает клиентов» и отмечена ли услуга; не длиннее ли услуга, чем рабочее время между перерывами; не слишком ли большой срок в «Записаться не позже чем за». Увидеть время глазами клиента можно кнопкой «Свободное время» в графике.
- Нет записи на дальние даты. Увеличьте «Запись открыта на, дней».
- В расписании остаются короткие окна. Шаг времени не делит длительности услуг. Например, при услугах по 45 минут выберите шаг 15 или 45 минут, а не 30.
- «Это время у специалиста уже занято.» На это время есть другая запись, или на него попадает перерыв после предыдущей услуги.