Импорт и экспорт Excel#

Импорт добавляет в список записи из файла Excel и обновляет те, что уже есть. Экспорт выгружает все записи списка в файл. Выгруженный файл можно поправить в Excel и загрузить обратно без подготовки.

Обе кнопки — «Импорт из Excel» и «Экспорт в Excel» — находятся над таблицей записей: в разделе «Списки» бота, в разделе «Списки» проекта и в окне списков, которое открывается из блока сценария.

Подготовить файл для импорта#

• Формат — книга Excel .xlsx, размером до 50 МБ.
• Лист — читается только первый лист книги.
• Строка заголовков. Пока на первом шаге отмечено «Первая строка — заголовки», первая строка файла пропускается. Если заголовков в файле нет, снимите отметку — иначе первая запись не загрузится.
• Без пустых строк. Импорт останавливается на первой строке, в которой пусты все колонки, выбранные для полей.
• Одна строка — одна запись, одна колонка — одно поле списка.

Что должно быть в ячейке:

Важно

Файлы и картинки по ссылкам платформа не скачивает: бот отдаёт человеку файл прямо с вашего адреса. Ссылки должны оставаться рабочими всё время, пока бот использует список.

Уникальное поле#

Уникальное поле — это поле, по которому импорт узнаёт запись: артикул товара, номер заказа, код промокода. Для каждой строки файла импорт ищет в списке запись с таким же значением этого поля:

• запись найдена — она обновляется;
• записи нет — добавляется новая.

Уникальное поле выбирается обязательно. Строка, в которой оно пусто, отклоняется — если только в ней не указан ID существующей записи (см. ниже).

При обновлении меняются только те поля, для которых в строке есть значение. Пустая ячейка прежнее значение не стирает, а 0 и «Нет» записываются.

Совет

Чтобы обновить только цены, загрузите файл из двух колонок: A — артикул, B — новая цена. На первом шаге назначьте полю артикула колонку A, полю цены — B, а остальным полям — колонки, которых в файле нет. Уникальным полем выберите артикул. Остальные значения записей не изменятся. Способ подходит, если в списке нет других обязательных полей: обязательное поле должно быть заполнено в каждой строке файла.

Колонка ID#

На первом шаге в поле «ID записи» выбирается колонка с идентификатором записи — её добавляет «Экспорт в Excel». Если в строке стоит ID записи этого списка, обновляется именно эта запись, даже если значение уникального поля в ней изменилось. Строки с пустым или чужим ID ищутся по уникальному полю, как обычно.

По умолчанию это первая колонка правее всех полей — туда её и пишет экспорт. Если в вашем файле колонки ID нет, менять ничего не нужно.

Запустить импорт#

1. Нажмите «Импорт из Excel».
2. Проверьте отметку «Первая строка — заголовки». Для каждого поля списка выберите букву колонки файла, из которой брать значение. По умолчанию поля идут по порядку: первое — из колонки A, второе — из B и так далее. Ниже проверьте колонку «ID записи». Нажмите «Далее».
3. В поле «Уникальное поле» выберите поле для поиска существующих записей. Нажмите «Далее».
4. Загрузите файл и нажмите «Далее» — импорт начнётся.

Сопоставление колонок, колонка ID, отметка про заголовки и уникальное поле запоминаются в списке: в следующий раз их достаточно проверить.

Импорт идёт в фоне, окно показывает ход. Когда он закончится, в окне останется отчёт:

• «Импорт завершен» — дата и время;
• «Обработано строк» — сколько строк файла прочитано;
• «Новые записи» — сколько записей добавлено;
• «Обновлено записей» — сколько записей обновлено;
• «Отклонено строк» — сколько строк не прошли проверку;
• «Ошибки» — список ошибок. В начале каждой указан адрес ячейки, например [B7].

Отчёт хранится до следующего импорта. Кнопка «Импорт нового файла» возвращает к первому шагу. Когда импорт закончится, таблица записей обновится сама.

Почему строка отклонена#

Отклонённая строка в список не попадает, остальные строки файла загружаются.

Другие сообщения:

• «Обработка принудительно остановлена. Слишком много ошибок.» — в файле набралось больше 1000 ошибок. Строки, загруженные до остановки, остаются в списке. Чаще всего причина — неверно сопоставленные колонки или строка заголовков при снятой отметке «Первая строка — заголовки».
• «Новый импорт запустить невозможно пока идет предыдущий процесс» — в проекте уже идёт импорт в один из списков; его название указано в сообщении. Дождитесь окончания.
• «Импортировать можно файлы xlsx или csv» — загружен файл другого типа, например старый .xls. Сохраните его в Excel как .xlsx.

Экспорт в Excel#

1. Нажмите «Экспорт в Excel».
2. В окне нажмите «Начать экспорт».
3. Когда экспорт закончится, в окне появятся «Экспорт завершен» с датой, «Обработано строк» и ссылка «Скачать файл».

Ссылка на последний файл остаётся в окне до следующего экспорта.

Что попадает в файл:

• все записи списка — поиск и фильтры в таблице на экспорт не влияют;
• первая строка — заголовки: названия полей, включая скрытые, и «ID»;
• поля стоят в тех же колонках, что выбраны для импорта (по умолчанию по порядку с A), колонка «ID» — правее полей;
• логическое поле — 1 или 0;
• дата — в виде 2026-10-02 14:30:00;
• файл и картинка — ссылка на файл;
• контакт и бот — номер;
• денежное поле — сумма в основных единицах валюты, как в форме записи: 1500.5.

Одновременно в проекте идёт только один экспорт. Если начать второй, появится сообщение «Новый экспорт запустить невозможно пока идет предыдущий процесс».

Совет

Чтобы поправить много записей сразу, выгрузите список, измените значения в Excel и загрузите файл через «Импорт из Excel» без правки: записи найдутся по колонке «ID». Строки без ID станут новыми записями, если значение уникального поля не совпадёт с существующим.

Права сотрудников#

• Импорт меняет настройки списка, поэтому требует права «Редактирование списков». В разделе бота кнопку «Импорт из Excel» видят только сотрудники с этим правом.
• Экспорт доступен с правом «Просмотр записей».

Подписка Pro для импорта и экспорта не нужна.